안녕하세요. 아는 형입니다.
오늘은 SAP 구축 프로젝트 오픈을 앞두고 Cut-Over Activity를 준비하면서 자금 쪽에서 제일 머리 아팠던 이야기를 좀 해볼까 합니다. 바로 오픈 전후로 지급을 어떻게 끊고, 또 어떻게 이어갈 것인가의 문제입니다.
이게 막상 해보면 생각보다 복잡합니다. 구 시스템에서 이미 나간 돈이 있고, 아직 안 나간 돈이 있고, 하필 오픈 당일에 나가야 하는 돈까지 한데 뒤섞여 있거든요. 이걸 제대로 정리하지 않고 오픈을 맞으면 같은 돈이 두 번 나가거나, 반대로 나가야 할 돈이 안 나가는 일이 생깁니다. 그래서 오늘은 실제 프로젝트에서 이걸 어떻게 정리했는지 순서대로 공유해보겠습니다.
모든 건 FI 잔액 이관 기준일에서 시작된다
지급 전략을 짜기 전에 먼저 확정해야 하는 게 있습니다. FI가 잔액을 어떤 기준일로 이관하는지입니다. 자금 쪽에서 아무리 계획을 세워도 이 기준일이 안 정해지면 한 발짝도 못 나갑니다.
보통은 월말 기준으로 잔액을 이관하고, 이번 사례에서는 5/31이 기준일이었습니다. 기준일이 정해지면 그 이후에 발생한 거래를 이관 대상과 신규 시스템 생성 대상으로 나눌 수 있게 되는데요, 이사할 때로 치면 “5월 31일까지 쌓인 짐은 박스째 옮기고, 그 이후에 산 물건은 새 집에서 다시 정리한다”는 기준선을 긋는 것과 비슷합니다.
이 선 하나가 뒤에 나오는 AP, AR, 가수금, 예금 잔액 처리의 출발점이 됩니다.
기준일 이후 AP는 두 갈래로 나뉜다
기준일 이후의 AP는 크게 두 종류로 나뉩니다. 이미 돈이 나간 지급완료 AP, 그리고 아직 돈이 나가지 않은 Open AP입니다.
| 구분 | 처리 방식 | 핵심 포인트 |
|---|---|---|
| 지급완료 AP | 신규 시스템에서 전표 생성 + 지급일자에 맞춰 수기 지급반제 | 이미 돈이 나갔으므로 펌뱅킹으로 다시 나가면 안 됨 → 지급방법을 원화인출증 등 펌지급 불가 방법으로 지정 |
| Open AP | 결재완료·지급결재 전 건을 건별 이관 | 지급 시점에 자금팀 지급승인 후 정상 지급 |
Open AP는 사실 어렵지 않습니다. 결재완료·지급결재 전 건을 건별로 넘기고, 지급 시점에 자금팀이 승인해서 정상적으로 내보내면 되거든요. 문제는 지급완료 AP 쪽입니다.
이미 돈이 나간 건인데 신규 시스템에 전표를 일반 지급방법으로 만들어버리면 어떻게 될까요? 자동지급(F110)을 돌리거나 펌뱅킹(Firm Banking) 파일을 생성할 때 이 건이 다시 잡혀서, 같은 돈이 두 번 나갈 수 있습니다. 결국 지급완료 AP 처리의 핵심은 이중지급 방지입니다.
지급완료 AP는 펌지급이 되면 안됩니다.
그래서 지급완료 AP에는 원화인출증처럼 펌뱅킹으로 나갈 수 없는 지급방법을 지정했습니다. 여기서는 이 원화인출증 지급방법을 T라고 하겠습니다.
T는 FBZP에 지급방법으로 등록되어 있고, AP 전표를 생성할 때 지급방법 필드에 T를 입력해서 만듭니다. 이렇게 하면 전표는 신규 시스템에 그대로 살아 있지만, 펌지급 대상에는 들어가지 않습니다.
여기서 중요한 게 하나 있는데, 이 기준을 FI에 사전에 전달해두는 것입니다. 기존 서버에서 이미 지급이 끝난 6/1~6/9 사이 전표는 신규 시스템에서 모두 T로 생성하고, 펌지급 대상에서 제외한다는 약속이죠. 전표를 만드는 쪽이 이걸 모르면 평소처럼 일반 지급방법을 넣어버릴 수 있거든요.
지급반제는 실제 지급일자에 맞춰 수기로 처리합니다. 반제 방식은 사실 선택의 문제인데, 여기서는 F-44로 처리하는 걸 기준으로 하겠습니다.
지급완료 AP와 Open AP를 이렇게 나눠두면 원칙은 선 셈인데요, 실제로 어떤 날짜의 어떤 건을 어느 쪽으로 보낼지는 오픈 일정을 펼쳐놓고 봐야 정해집니다.
실제 프로젝트 이관 전략은 이렇게 정리했다
그래서 이번에는 원칙을 실제 일정에 올려보겠습니다. 이번 프로젝트는 오픈일 바로 앞에 현충일과 주말이 붙어 있어서 일정이 조금 독특했습니다.
| 기간 | 상황 |
|---|---|
| ~5/31 | 잔액 이관 기준일 |
| 6/1 ~ 6/5 | 구 시스템 운영, 이관 대상 거래 발생 |
| 6/5(목) | 선지급 마감일 |
| 6/6 ~ 6/8 | 현충일 + 주말, 지급 없음 |
| 6/9(월) | ERP 오픈 – 은행 연계 전환으로 지급 불가 |
| 6/10(화)~ | 신규 시스템 정상 지급 |
6/6부터 6/8까지는 현충일과 주말이라 원래 지급이 없고, 6/9 오픈 당일은 은행 연계를 전환하느라 지급이 안 됩니다. 은행의 경우 주말작업을 지원하지 않기 때문에 결국 하루정도 점검하고 이상있을 시에 지원받을 수있는 버퍼 기간을 가져가야 하죠. 따라서 결국 6/5 이후로는 6/10이 되어서야 다시 돈이 나가는 구조입니다. 이 지급 공백 구간을 어떻게 운영했는지는 조금 뒤에서 따로 이야기하고, 먼저 이관 대상부터 정리해보겠습니다.
AP 이관 기준
이 일정을 기준으로 AP 이관 대상을 이렇게 나눴습니다.
| 대상 | 이관 여부 | 처리 방법 |
|---|---|---|
| 5월 말 Open AP | O | 건별 이관(결재완료·지급결재 전), 긴급 이관 완료 건 제외 |
| 6/1~5 Open AP | O | 일 단위 건별 이관 → 지급 시점에 자금팀 승인 후 지급 |
| 6/1~5 지급완료 AP | O | 지급일자 기준 수기 지급반제(F-44), 지급방법 원화인출증(T) |
| 6/6~8 | X | 지급 없음 |
| 6/9~ Open AP(구매) | O | 정상지급프로세스 실행 |
결국 전 시스템에서 발생했던 미결 or 지급 AP들에 대해서는 신규 시스템에서 등록은 하되 상황에 맞게 펌뱅킹으로 지급처리를 할 수 있게 건단위 확인처리를 하거나 기존에 이미 지급처리했던 건들에 대해서는 원화인출증 처리로 이관하고, 실제 Open 후부터는 정상적인 지급 프로세스를 통해 지급처리가 될 수 있어야 합니다.
AR 이관 기준
나가는 돈을 정리했으면 들어오는 돈도 봐야겠죠. AR도 AP와 같은 틀로 정리했는데, 기간 구분이 조금 다릅니다.
| 대상 | 이관 여부 | 처리 방법 |
|---|---|---|
| 5월 말 Open AR | O | 건별 이관(결재완료) |
| 6/1~8 Open AR | O | 건별 이관 |
| 6/1~5 입금반제 AR | O | 입금일자 기준 수기 입금반제 |
| 6/9~ Open AR | X | 전부 SAP에서 생성 |
Open AR은 6/8분까지 이관하고, 오픈일인 6/9부터 발생하는 건은 이관 없이 전부 SAP에서 생성하는 방식입니다.
여기까지가 “무엇을 넘길 것인가”에 대한 이야기였다면, 이제는 “그 사이에 나가야 할 돈을 어떻게 할 것인가”의 문제가 남습니다.
지급 불가일은 선지급과 사후지급으로 푼다
앞의 타임라인에서 봤던 지급 공백 구간, 6/6부터 6/9까지가 바로 그 구간입니다. 이번 프로젝트는 기본은 선지급, 현업이 원하면 6/10 사후지급도 가능하게 열어두는 방식으로 정리했습니다.
지급기산일이 6/9까지인 건은 기본적으로 6/5까지 선지급하고, 현업 선택에 따라 6/10에 사후지급할 수도 있습니다. 6/10부터는 정상 지급입니다. 현업 결재 마감도 따로 잡았는데, 6/5 지급분은 6/4 오전까지, 6/10 지급분은 6/5 오전까지였습니다.
한마디로 오픈일 전후로 지급 공백 구간을 일부러 만들어두고, 그 앞뒤로 몰아서 처리하는 겁니다. 은행 연계가 불안정한 구간에는 돈을 아예 안 내보내는 게 제일 안전하거든요.
지급 쪽 이야기는 이 정도로 하고, 이제 AP·AR 말고도 오픈 전에 자금팀이 정리해야 하는 것들로 넘어가 보겠습니다. 가수금과 예금 잔액입니다.
가수금은 들고 가지 않는다
먼저 가수금은 방침이 단순합니다. 기존 가수금은 오픈 전에 전부 정리하고, 이관하지 않습니다. 신규 시스템에서는 6/1 거래분부터 펌뱅킹 연계로 거래내역을 수신하고 입금전표를 생성하도록 했습니다.
가수금은 말 그대로 아직 누구 돈인지 모르는 돈입니다. 이걸 그대로 들고 이사하면 새 집에서도 계속 골칫거리로 남습니다. 그래서 이관 전에 털고 가는 게 원칙입니다. 펌뱅킹 거래내역 수신 구조 자체는 펌뱅킹 구축 시리즈에서 따로 다뤘으니, 궁금하신 분은 그쪽 글을 참고하시면 됩니다.
예금 잔액 이관, 기준 잔액은 자금팀이 확정해야 한다
가수금이 털고 가는 대상이라면, 예금 잔액은 정확하게 들고 가야 하는 대상입니다. 그리고 이건 회계팀이 알아서 옮겨주는 게 아닙니다. 기준 잔액을 확정하는 건 자금팀 몫입니다. 5/31 기준으로 예금 계정별 잔액을 정리해서 자금팀이 재무회계팀에 전달하고, 오픈 전까지 통화별 이관 잔액을 확정합니다. 그리고 신규 계좌로 실제 잔액을 이체하는 작업과 SAP 잔액 이관을 함께 준비합니다.
여기서 이번 프로젝트만의 이슈가 하나 있었는데요, 바로 다통화 외화계좌입니다. 기존에 쓰던 다통화 계좌 1개를 신규 시스템에서는 통화별 계좌 4개로 분리했습니다.
SAP 하우스뱅크 계좌(Account ID)는 계좌별로 통화와 G/L 계정이 연결되는 구조입니다. 그래서 다통화 계좌 하나를 그대로 쓰기보다 통화별로 나누는 편이 은행 잔액 대사(EBS)나 계정 관리 측면에서 훨씬 깔끔합니다.
이관이 끝난 뒤에는 자금운영팀에서 계정별 잔액조회 금액을 확인해서 대사했습니다.
이렇게 시스템 쪽 준비를 다 해놔도 아직 끝이 아닙니다. 마지막으로 남는 게 사람 쪽, 그러니까 현업 커뮤니케이션입니다.
현업 공지는 시스템만큼 중요하다
솔직히 지급 Cut-Over에서 시스템 설정만큼, 어쩌면 그보다 더 중요한 게 현업 공지입니다. 현업이 모르고 있으면 아무리 설계를 잘해놔도 오픈 당일에 문의가 쏟아지거든요. 실제로 사용한 공지 초안은 이런 형태였습니다.
[공지] S/4HANA ERP 오픈에 따른 대금 지급 불가 일자 안내
- 지급 불가 기간: 6/6(금) ~ 6/9(월) (6/6 현충일, 6/7~8 주말)
- 6/9 ERP 오픈 및 은행 연계 작업으로 펌뱅킹 등 은행 연계 지급 불가
- 지급예정일이 6/9인 전표는 6/5 또는 6/10 지급
- 6/9 지급이 꼭 필요한 건은 사전에 재무회계팀·자금운영팀과 협의
공지만 띄운다고 끝나는 건 아닙니다. 자금팀 입장에서 현실적으로 챙겨야 할 게 몇 가지 더 있습니다.
우선 자금팀이 임의로 전사 지급보류를 걸 수는 없습니다. 그래서 재무회계팀과 공유하고 전사 주요공지로 나가게 하는 게 필수입니다. 그리고 오픈 바로 다음 날인 10일은 원천세·지방세·4대보험 납부일이라, 신고까지 오픈 전에 끝나 있어야 합니다. 마지막으로 오픈일인 9일에 펌뱅킹만 안 되는 건지, 결재 프로세스 전체가 안 되는 건지 범위도 확인해둬야 합니다.
실무 팁 하나 드리자면, 오픈일을 잡을 때 세금이나 4대보험 같은 법정 납부일과 겹치는지부터 자금운영팀과 반드시 확인을 해보고 결정해야 합니다. 자금운영팀 현업의 의견에 따라 지급 공백 구간이나 오픈 직후에 법정 납부일이 걸려 있으면 신고와 납부 일정까지 같이 앞당겨야 합니다.
Cut-Over 지급처리 체크리스트
기준일부터 공지까지 꽤 길게 왔는데요, 오픈 전에 하나씩 지워가면서 확인할 수 있도록 오늘 이야기한 내용을 체크리스트로 묶어보면 이렇습니다.
| # | 체크 항목 | 담당 |
|---|---|---|
| ① | FI 잔액 이관 기준일 확정 | FI |
| ② | 지급완료 AP용 펌지급 불가 지급방법 준비 | FI/TR |
| ③ | 지급 불가 기간 및 선지급 일정 확정 | 자금 |
| ④ | 세금·4대보험 등 법정 납부일 충돌 확인 | 자금/회계 |
| ⑤ | 가수금 오픈 전 정리 | 자금 |
| ⑥ | 계좌별(통화별) 기준 잔액 확정 및 전달 | 자금 → 회계 |
| ⑦ | 전사 공지 및 결재 마감 안내 | 회계/자금 |
오픈이라고 하면 보통 시스템이 바뀌는 것만 생각하기 쉬운데, 자금 입장에서 보면 돈의 흐름을 잠깐 멈췄다가 다시 트는 작업입니다. 기준일을 명확하게 긋고, 이중지급과 누락지급을 막는 장치를 먼저 만들어두면 오픈 당일이 훨씬 조용해집니다.
오늘은 여기까지 하겠습니다. 오픈을 앞두고 계신 분들께 조금이라도 도움이 되었으면 좋겠습니다.